Política de Privacidad

Bits Americas S.A.S. ("Bits", "nosotros" o el "Responsable"), con domicilio en Carrera 13 # 3-65, Santa Marta, Magdalena, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de Asisti IA, plataforma de asistencia comercial impulsada por inteligencia artificial disponible en sitio web, demostraciones, formularios de contacto y, cuando aplique, canal WhatsApp Business.

La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos sus datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas aplicables, así como de principios reconocidos internacionalmente, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) de la Unión Europea cuando resulte aplicable a titulares ubicados en el Espacio Económico Europeo.

Al utilizar nuestros servicios, usted declara haber leído y comprendido esta política. Si no está de acuerdo, le solicitamos abstenerse de usar la plataforma.

Responsable del tratamiento: Bits Americas S.A.S.

NIT: [NIT por confirmar]

Dirección: Carrera 13 # 3-65, Santa Marta, Magdalena, Colombia

Correo para ejercer derechos y consultas de privacidad: oscar.velasco@bitsamericas.com

Correo general: asistilia@gmail.com

Equipo de Protección de Datos — Bits Americas

Esta política aplica a:

• Visitantes del sitio web y landing page de Asisti IA.
• Usuarios que solicitan demo, contacto comercial o información del producto.
• Administradores y personal autorizado de empresas clientes que configuran el asistente.
• Usuarios finales que interactúan con el asistente vía chat web o WhatsApp Business, cuando la empresa cliente haya habilitado dicho canal.
• Titulares cuyos datos se procesen en nombre de empresas clientes: en esos casos, la empresa cliente actúa como responsable o encargada según el contrato, y Asisti IA puede actuar como encargado del tratamiento conforme a instrucciones del cliente.

Podemos tratar las siguientes categorías de datos, según el servicio utilizado:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono, empresa, cargo.
• Datos de comunicación: mensajes enviados al asistente, historial de conversación, consultas técnicas o comerciales.
• Datos de WhatsApp: identificador de usuario (wa_id), número de teléfono, nombre de perfil público, contenido de mensajes y metadatos asociados al canal WhatsApp Business API.
• Datos de documentos cargados: archivos PDF, TXT, CSV, DOCX, XLSX u otros formatos autorizados, junto con metadatos (nombre, etiqueta, fecha de carga).
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, identificadores de sesión, registros de error, fecha y hora de acceso.
• Datos comerciales: interés en productos, etapa conversacional, puntuación de intención de compra y datos proporcionados voluntariamente para cierre comercial u oportunidades de venta.

Tratamos datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestar, operar y mejorar el servicio de asistencia comercial con IA.
• Procesar consultas, demostraciones, formularios de contacto y solicitudes comerciales.
• Enviar notificaciones operativas, oportunidades comerciales o respuestas solicitadas por el usuario.
• Gestionar conversaciones en chat web y WhatsApp, incluido el enrutamiento conversacional y cierre comercial configurado por el cliente.
• Almacenar historial conversacional para continuidad del servicio y soporte.
• Cumplir obligaciones legales, responder requerimientos de autoridades y proteger derechos del Responsable y de terceros.
• Análisis agregado, métricas de uso, seguridad, prevención de fraude y mejora del producto, preferiblemente sobre datos anonimizados o agregados cuando sea posible.

En Colombia, el tratamiento se fundamenta en las autorizaciones previas, expresas e informadas del titular cuando la ley lo exige, así como en las causales del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo ejecución de contrato, cumplimiento de obligación legal e interés legítimo del Responsable, sin perjuicio de los derechos del titular.

Para titulares en jurisdicciones con RGPD, las bases legales pueden incluir: (a) consentimiento; (b) ejecución de contrato o medidas precontractuales; (c) cumplimiento de obligaciones legales; (d) interés legítimo en operar, asegurar y mejorar el servicio, siempre que no prevalezcan los derechos del interesado.

Asisti IA utiliza modelos de lenguaje e inteligencia artificial (por ejemplo, Google Gemini) para interpretar consultas y generar respuestas basadas en documentos autorizados por el cliente. Las respuestas son generadas automáticamente y pueden contener imprecisiones; no constituyen asesoría legal, financiera, médica ni técnica vinculante.

No adoptamos decisiones con efectos jurídicos exclusivamente automatizados sobre el titular sin intervención humana relevante, salvo que el cliente configure flujos específicos y ello sea informado previamente. El usuario puede solicitar revisión humana de interacciones comerciales a través de los canales de contacto indicados.

Podemos compartir datos con proveedores que nos prestan servicios tecnológicos, bajo contratos de tratamiento y medidas de seguridad adecuadas:

• Microsoft Azure / Azure Functions: alojamiento de backend y APIs.
• Azure Cosmos DB (MongoDB API): almacenamiento de metadatos, conversaciones y configuración.
• Google Cloud / Gemini Files API: procesamiento de documentos y generación de respuestas con IA.
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): envío, recepción y entrega de mensajes WhatsApp.
• Brevo u otros proveedores SMTP: envío de correos transaccionales (contacto, demo, oportunidades comerciales).
• Vercel u otros proveedores de hosting frontend: publicación del sitio web.

No vendemos datos personales. Solo compartimos información cuando sea necesario para prestar el servicio, cumplir la ley o con consentimiento del titular.

Algunos proveedores pueden procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, Estados Unidos o la Unión Europea). En esos casos, adoptamos medidas razonables de protección, incluidas cláusulas contractuales, evaluaciones de riesgo y selección de proveedores con estándares reconocidos de seguridad y privacidad, conforme a la normativa colombiana e, cuando aplique, al RGPD.

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, las obligaciones legales y los plazos de prescripción aplicables.

• Formularios de contacto y demo: mientras dure la gestión comercial y los plazos legales posteriores.
• Conversaciones de chat/WhatsApp: según configuración del cliente y políticas internas de retención; pueden aplicarse TTL en metadatos de documentos (por ejemplo, 48 horas en archivos temporales de demostración).
• Registros técnicos y de seguridad: plazos razonables para auditoría y prevención de incidentes.

Transcurridos dichos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura, salvo que deban conservarse por mandato legal.

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo mandato legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados.

Titulares en la Unión Europea pueden ejercer, además, derechos de portabilidad, limitación del tratamiento y oposición, cuando corresponda bajo el RGPD.

Para consultas, actualizaciones, rectificaciones, revocatorias o supresiones, envíe una solicitud a oscar.velasco@bitsamericas.com indicando:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.
• Medio de contacto para la respuesta.
• Documentos que acrediten identidad o representación, cuando sea necesario.

Atenderemos la solicitud dentro de los plazos legales (habitualmente hasta quince (15) días hábiles contados desde la recepción, prorrogables conforme a la ley). Si la solicitud resulta incompleta, podremos solicitar información adicional.

Cuando la ley colombiana exija autorización previa, esta podrá obtenerse de forma escrita, oral, electrónica o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó su consentimiento (por ejemplo, envío voluntario de un formulario o inicio de conversación en un canal habilitado).

El titular declara que los datos proporcionados son veraces, completos, exactos y actualizados, y se compromete a informar cualquier modificación.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y usuarios mayores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de menores de 18 años sin autorización de padre, madre o representante legal. Si detectamos tratamiento no autorizado de datos de menores, procederemos a eliminarlos.

El sitio web puede utilizar cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento, seguridad y medición básica. En la medida en que se implementen cookies analíticas o de marketing, se informará mediante aviso o banner y se solicitará consentimiento cuando la ley lo requiera.

Puede configurar su navegador para bloquear cookies; algunas funciones del sitio podrían verse limitadas.

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), control de acceso, segregación de ambientes, validación de webhooks, rotación de credenciales y registro de eventos.

Ningún sistema es 100 % infalible. En caso de incidente de seguridad que afecte sus derechos, notificaremos a titulares y autoridades cuando la ley lo exija.

Cuando interactúe con Asisti IA por WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited / Meta Platforms, Inc. también procesa datos conforme a sus propias políticas. Le recomendamos consultar la Política de Privacidad de Meta y los Términos de WhatsApp Business.

Los mensajes enviados por WhatsApp pueden almacenarse en nuestros sistemas para continuidad del servicio, mejora del asistente y cumplimiento de obligaciones comerciales del cliente. Puede dejar de usar el canal en cualquier momento dejando de escribir al número correspondiente.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos la fecha de última actualización. Los cambios sustanciales serán comunicados por medios razonables cuando la ley lo exija.

Sin perjuicio del derecho de petición ante el Responsable, el titular puede presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

Más información: https://www.sic.gov.co

La presente Política de Privacidad entra en vigor a partir del 6 de julio de 2026 (versión 1.0).