Política de Tratamiento de Datos Personales

Bits Americas S.A.S. (en adelante, "Bits", "nosotros" o el "Responsable"), sociedad legalmente constituida identificada con NIT 900207800-0, con domicilio principal en Cl. 106a #54-27, Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de Asisti IA, plataforma de asistencia comercial impulsada por inteligencia artificial disponible en su sitio web, demostraciones, formularios de contacto y, cuando aplique, canal de WhatsApp Business.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se emite en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, consagrando los principios rectores de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Cuando resulte aplicable a titulares ubicados en el Espacio Económico Europeo, se observarán de manera complementaria las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR).

Al utilizar nuestros servicios, interactuar con la plataforma o proveer sus datos, el titular declara haber leído, comprendido y aceptado los términos de esta política, otorgando su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.

• Razón Social: Bits Americas S.A.S.
• NIT: 900207800-0
• Domicilio y Dirección: Cl. 106a #54-27, Bogotá D.C., Colombia
• Correo Electrónico para el ejercicio de derechos (Hábeas Data): soporteasistiia@bitsamericas.com
• Correo Electrónico General / Soporte: soporteasistiia@bitsamericas.com
• Equipo de Protección de Datos — Bits Americas

Esta política aplica a todo el territorio nacional colombiano e internacional cuando corresponda, cobijando a:

• Visitantes del sitio web y landing page de Asisti IA.
• Usuarios que soliciten demostraciones (demo), contacto comercial o información del producto.
• Administradores y personal autorizado de empresas clientes que configuran o gestionan el asistente.
• Usuarios finales que interactúan con el asistente vía chat web o WhatsApp Business, por cuenta de la empresa cliente respectiva.
• Tratamiento en calidad de Encargado: Cuando Bits procese datos personales por cuenta de una empresa cliente (modelo B2B), la empresa cliente actuará como Responsable del Tratamiento frente al titular, y Bits obrará estrictamente como Encargado del Tratamiento, sujetándose a las instrucciones documentadas del cliente y a los contratos de transmisión de datos suscritos para tal fin.

Dependiendo de la interacción y el servicio utilizado, podremos tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y contacto: Nombres y apellidos, correo electrónico, número de teléfono, empresa y cargo.
• Datos de comunicación: Mensajes enviados al asistente, historial de conversaciones, consultas técnicas, comerciales o requerimientos de soporte.
• Datos de WhatsApp: Identificador de usuario (wa_id), número de teléfono, nombre de perfil público, contenido de los mensajes y metadatos asociados gestionados a través de la API oficial de WhatsApp Business.
• Datos de documentos cargados: Archivos corporativos o informativos (PDF, TXT, CSV, DOCX, XLSX, entre otros) cargados para alimentar la base de conocimiento del asistente, junto con sus metadatos (nombre, etiqueta, fecha de carga).
• Datos técnicos: Dirección IP, tipo de navegador, identificadores de sesión, registros de error (logs), fecha y hora de acceso.
• Datos comerciales y de interacción: Interés en productos, etapas conversacionales, puntuación de intención de compra (lead scoring) y datos suministrados voluntariamente para concretar oportunidades comerciales.

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales recolectados serán tratados por Bits para las siguientes finalidades legítimas:

• Prestar, operar, mantener y mejorar el servicio de asistencia comercial apalancado en inteligencia artificial.
• Procesar y dar trámite a consultas, solicitudes de demostraciones, formularios de contacto y oportunidades comerciales.
• Enviar notificaciones operativas, respuestas solicitadas, boletines informativos o propuestas comerciales vinculadas directamente con el servicio.
• Gestionar el flujo de conversaciones en el chat web y canal de WhatsApp, permitiendo el enrutamiento y la atención automatizada o asistida configurada por el cliente corporativo.
• Almacenar el historial conversacional estrictamente necesario para garantizar la continuidad del servicio, soporte técnico y trazabilidad comercial.
• Cumplir con obligaciones legales, contractuales o contables, responder requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes, y proteger los derechos e intereses legítimos de Bits Americas S.A.S. y de terceros.
• Realizar análisis agregados, métricas de uso, controles de seguridad, prevención de fraudes y optimización tecnológica del producto, priorizando el uso de datos anonimizados o disociados siempre que sea técnica y comercialmente posible.

Asisti IA integra modelos avanzados de lenguaje e inteligencia artificial (por ejemplo, Google Gemini) con el propósito de interpretar consultas y redactar respuestas fundamentadas en la base de documentos autorizados por el cliente.

• El usuario reconoce y acepta que las respuestas generadas por la IA son automáticas y pueden contener imprecisiones puntuales, por lo que no constituyen bajo ninguna circunstancia asesoría legal, financiera, médica ni técnica de carácter vinculante u oficial.
• Bits no adopta decisiones basadas única o exclusivamente en valoraciones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular sin intervención humana relevante, salvo que medie configuración expresa del cliente y se informe debidamente. Los usuarios podrán solicitar revisión humana de interacciones comerciales escribiendo a los canales de contacto establecidos.

Para la correcta prestación del servicio, Bits Americas S.A.S. podrá apoyarse en proveedores tecnológicos (terceros encargados del tratamiento), quienes garantizan estándares de seguridad idóneos y suscriben compromisos de confidencialidad y protección de datos:

• Microsoft Azure / Azure Functions: Alojamiento de infraestructura de backend y APIs.
• Azure Cosmos DB (MongoDB API): Almacenamiento seguro de metadatos, registros conversacionales y configuraciones.
• Google Cloud / Gemini Files API: Procesamiento de documentos de soporte y generación de respuestas automatizadas mediante IA.
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): Gestión de envío, recepción y entrega de mensajería instantánea.
• Brevo u otros proveedores SMTP: Envío automatizado de correos transaccionales y de gestión comercial.
• Vercel u otros proveedores de hosting frontend: Despliegue y funcionamiento del sitio web.

Bits no comercializa, alquila ni cede bases de datos personales a terceros con fines publicitarios o ajenos a la prestación del servicio.

Algunos de los proveedores tecnológicos mencionados procesan infraestructura en servidores localizados fuera del territorio de la República de Colombia (tales como Estados Unidos o la Unión Europea).

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, estas operaciones se consideran transmisiones o transferencias internacionales de datos. Bits adopta medidas contractuales, técnicas y administrativas razonables (cláusulas contractuales tipo y debida diligencia de proveedores) para asegurar que los terceros mantengan niveles de protección equiparables a los exigidos por la legislación colombiana.

Los datos tratados a través de Asisti IA serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política de Privacidad, las obligaciones contractuales aplicables y los requerimientos legales que correspondan.

En particular:

• Conversaciones de usuarios: Los mensajes, datos asociados e historial de conversaciones gestionados a través de Asisti IA podrán ser almacenados por un período máximo de seis (6) meses, contado a partir de la fecha de la interacción. Este almacenamiento tiene como finalidad permitir que las empresas clientes consulten y gestionen las conversaciones desde el panel administrativo de Asisti IA, así como facilitar la continuidad y trazabilidad del servicio. Una vez cumplido dicho período, la información podrá ser eliminada o anonimizada de los sistemas activos, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija conservarla por un plazo mayor.
• Información corporativa y base de conocimiento: Los documentos, archivos y demás información suministrada por las empresas clientes para conformar la base de conocimiento utilizada por Asisti IA mediante tecnologías de recuperación aumentada por generación (RAG) serán conservados mientras el cliente mantenga dicha información activa en el servicio. La empresa cliente podrá actualizar, reemplazar o solicitar la eliminación de esta información conforme a sus necesidades y a las funcionalidades disponibles en la plataforma.
• Archivos temporales y datos derivados del procesamiento: Los archivos o datos generados temporalmente durante procesos de carga, transformación, indexación o procesamiento podrán ser eliminados una vez finalizada su finalidad técnica, de acuerdo con los mecanismos de depuración establecidos por la plataforma.
• Obligaciones legales o contractuales: Cuando exista un deber legal, contractual, administrativo o judicial que requiera conservar determinada información por un período superior, Bits Americas S.A.S. podrá mantenerla únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para atender dicha obligación.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y los períodos de conservación aplicables, la información será eliminada, anonimizada o retirada de los sistemas activos mediante mecanismos razonables de seguridad.

En su calidad de titular de los datos personales, usted cuenta con los derechos consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales incluyen:

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable o Encargado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito legal.
• Ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

Nota para titulares en la Unión Europea: Si resulta aplicable el RGPD, los titulares podrán ejercer adicionalmente los derechos de portabilidad, limitación y oposición al tratamiento en los supuestos previstos por dicha normativa.

Para el ejercicio de sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización, el titular o su representante legal deberá dirigir una comunicación al correo electrónico soporteasistiia@bitsamericas.com, la cual deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción clara y precisa de los datos respecto de los cuales busca ejercer su derecho y el motivo de su solicitud.
• Datos de contacto (correo electrónico y teléfono físico) para efectos de remitir la respuesta.
• Documentos que acrediten fehacientemente la identidad del titular o la calidad de su representante legal (cuando aplique).

Tiempos de respuesta: De conformidad con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
• Los reclamos (actualización, corrección, supresión o revocatoria) serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas.

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos por parte de Bits requiere el consentimiento previo e informado del titular, el cual podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, mensaje de datos, internet, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó su autorización (tales como el diligenciamiento voluntario de un formulario web o el envío inicial de un mensaje de chat a través de nuestros canales habilitados).

El titular garantiza que toda la información suministrada es veraz, exacta, completa y actualizada, comprometiéndose a notificar cualquier modificación de forma oportuna.

Asisti IA está diseñado para atender consultas relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por las empresas que utilizan la plataforma. Para el funcionamiento ordinario del servicio no se requiere que los usuarios suministren datos personales sensibles ni información personal de niños, niñas o adolescentes.

No obstante, debido a la naturaleza conversacional de los canales utilizados por Asisti IA, incluyendo WhatsApp, los usuarios pueden suministrar voluntaria o incidentalmente información que tenga la condición de dato sensible o información relacionada con menores de edad.

Cuando se presente esta situación, Bits Americas S.A.S. y las empresas clientes procurarán limitar el tratamiento de dicha información a lo estrictamente necesario para atender la interacción, de acuerdo con las finalidades autorizadas y las disposiciones legales aplicables.

Asisti IA no solicitará información sensible adicional cuando esta no resulte necesaria para la atención de la consulta y dicha información no será utilizada para actividades de perfilamiento o segmentación comercial, ni será incorporada como fuente de conocimiento de los sistemas RAG utilizados por los agentes de inteligencia artificial.

Cuando resulte técnica y razonablemente posible, los datos sensibles suministrados incidentalmente podrán ser eliminados, anonimizados o enmascarados para reducir su conservación innecesaria.

En caso de identificarse que quien interactúa directamente con Asisti IA es un niño, niña o adolescente, la plataforma evitará solicitar información personal adicional y limitará la interacción a proporcionar información general sobre productos o servicios que no requiera el tratamiento adicional de sus datos personales. Cuando resulte necesario efectuar dicho tratamiento, deberán cumplirse las condiciones de autorización, interés superior del menor y protección de sus derechos fundamentales previstas en la legislación aplicable.

Los usuarios son igualmente invitados a abstenerse de suministrar datos sensibles o información personal de menores de edad cuando esta no sea necesaria para la consulta que desean realizar.

El sitio web de Asisti IA utiliza cookies técnicas y funcionales estrictamente necesarias para el funcionamiento, optimización y seguridad de la plataforma. Si en el futuro se implementan cookies analíticas o de marketing de terceros, se informará al usuario mediante un aviso visible (banner de cookies) y se recabará su consentimiento previo cuando la normatividad lo imponga. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o restringir las cookies, teniendo en cuenta que esto podría limitar el correcto funcionamiento de algunas secciones del sitio.

En cumplimiento del principio de seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, Bits Americas S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas se incluyen: cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS), controles estrictos de acceso por roles, segregación de entornos de desarrollo y producción, validación de webhooks y gestión segura de credenciales.

A pesar de nuestros esfuerzos técnicos, ningún sistema de seguridad informática es infalible; en caso de presentarse un incidente de seguridad que afecte de manera significativa los derechos de los titulares, Bits lo notificará a los afectados y a la autoridad competente conforme lo exija la ley.

Las interacciones sostenidas a través del canal de WhatsApp Business se encuentran sujetas tanto a las políticas de Bits como a los términos de servicio y políticas de privacidad de Meta Platforms, Inc. / Meta Platforms Ireland Limited. Los mensajes y metadatos compartidos por este canal se almacenan con el fin exclusivo de mantener la continuidad del servicio de asistencia, soporte técnico y ejecución comercial encomendada por la empresa cliente. El usuario puede cesar el uso de este canal en cualquier momento simplemente deteniendo el envío de mensajes a la línea correspondiente.

Bits Americas S.A.S. se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, regulatorias o a requerimientos técnicos u operativos. Cualquier modificación sustancial será informada a los usuarios mediante publicación en el sitio web institucional u otros canales idóneos antes de su implementación.

Sin perjuicio del ejercicio previo del derecho de petición o reclamo ante Bits Americas S.A.S., los titulares de los datos personales podrán acudir en cualquier momento ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente en Colombia para velar por el cumplimiento de las normas de Hábeas Data (Sitio web: https://www.sic.gov.co).

La presente Política de Privacidad rige a partir del 18 de septiembre de 2026 (Versión 1.0).

Los datos personales, conversaciones, documentos y demás información procesada a través de Asisti IA son utilizados exclusivamente para prestar las funcionalidades del servicio, atender las solicitudes de los usuarios y cumplir las finalidades descritas en esta Política de Privacidad.

Bits Americas S.A.S. no utiliza esta información para entrenar, reentrenar o desarrollar modelos de inteligencia artificial propios. Cuando para la prestación del servicio se utilicen proveedores tecnológicos o modelos de inteligencia artificial de terceros, el tratamiento de la información se realizará conforme a las condiciones contractuales, configuraciones de privacidad y medidas de protección aplicables al servicio contratado.